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Processo de Candidatura a um Evento Desportivo

Normas e Procedimentos Fundamentais

Eduardo Monteiro

A organização de um grande evento desportivo quer se trate de âmbito internacional ou nacional, é sempre antecedido de um processo de candidatura sobre o qual existem regras bem definidas que não sendo iguais para todos os desportos são, no entanto, muito semelhantes na grande maioria dos aspectos. Existem manuais de candidatura elaborados pelos organismos internacionais. Quando se trata dos Jogos Olímpicos o manual é elaborado pelo Comité Olímpico Internacional, se são Campeonatos do Mundo cabe essa função às Federações Internacionais das diferentes modalidades, se forem os Festivais Olímpicos da Juventude Europeia a responsabilidade é dos Comités Olímpicos Europeus e dos Campeonatos Europeus são as respectivas Federações a elaborar o documento.

O processo em relação aos Campeonatos dos restantes continentes é exactamente igual ao do continente europeu. O mesmo procedimento deve acontecer por parte das Federações Nacionais em relação às suas congéneres regionais e distritais. Os manuais começam por enunciar as diferentes etapas do processo de candidatura e contêm explicações, recomendações, regras e obrigações que devem ser cumpridas pela entidade que se pretende candidatar. Em nenhuma situação é permitido às cidades apresentar directamente as suas candidaturas. Embora elas assumam uma enorme responsabilidade, em termos organizativos e financeiros, o processo deve sempre decorrer através do organismo olímpico ou desportivo de tutela a nível nacional. Se considerarmos uma prova nacional a candidatura é feita através do órgão regional ou distrital que enquadra a cidade na respectiva modalidade desportiva. Por outro lado, o organismo desportivo não deve apoiar a pretensão de uma cidade que não reúna as condições indispensáveis para a organização do evento em causa. Seria uma atitude leviana que só conduziria ao descrédito do próprio organismo. Actualmente as cidades são escolhidas com um mínimo de quatro anos de antecedência, no sentido de possibilitar a construcção ou melhoria de instalações desportivas ou de quaiquer outras que tenham a ver com o evento. A viabilidade de qualquer candidatura passa pelo apoio expresso do governo ou duma autarquia, conforme a amplitude da prova desportiva. Durante a fase preliminar do processo de candidatura o organismo desportivo proponente deve estreitar as suas relações institucionais com o organismo de cúpula, que decide a atribuição, mostrando um grande interesse e motivação pela referida organização e, também, para prestar todos os esclarecimentos necessários.

Ainda antes de se formalizar a candidatura é importante a criação de um logotipo e, se possível, de uma mascote que possam ser reproduzidos sob as formas de pin`s, porta-chaves, autocolantes, esferográficas, etc. com o propósito de serem utilizados como material promocional. Digamos que estes são alguns dos aspectos a ter em atenção. Deste modo, o primeiro passo a dar será o estudo aprofundado do Manual de Candidatura. Se verificarmos que o seu conteúdo é exequível, então devemos proceder ao registo oficial da candidatura, tornando-se a cidade ou o país um candidato oficial a partir do momento em que entrega no organismo (internacional ou nacional) um documento com a proposta assinada pelas respectivas entidades oficiais e desportivas.

A etapa seguinte será a de responder ao questionário ou requisitos indicados no manual. A título de exemplo podemos referir alguns aspectos que são abordados na maioria dos casos:

1 – Caracterização da cidade, região e país candidato

Esta informação tem como principal objectivo dar a conhecer os locais e zonas do país em que estão inseridos e muito particularmente no que diz respeito às autoridades que vão intervir no processo de planeamento, organização e execução do evento. A constituição da Comissão de Candidatura assim como do apoio que a mesma recebe das autoridades locais, regionais e nacionais são elementos importantes tendo em vista o trabalho futuro. O apoio da opinião pública em relação à possibilidade da organização do evento é igualmente um dado a ter em consideração, sem descurar a indicação dos benefícios ou contrapartidas que advirão para a cidade, região e país.

2 – Aspectos Legais

O conhecimento da Carta dos Jogos (princípios e regras adoptados pelo organismo de cúpula) e do contrato-programa (direitos e obrigações entre as entidades que o subscrevem) é de extrema importância. O contrato-programa deve descrever detalhadamente o acordo a celebrar entre o organismo que tutela a actividade ou modalidade desportiva e as entidades que assumem a responsabilidade pela organização. A estrutura da Comissão de Candidatura, a indicação das fontes de financiamento e do nome das pessoas que possuem autoridade legal para assinar a documentação em nome das entidades responsáveis pela organização também são elementos indispensáveis neste processo. O uso do símbolo do organismo de cúpula integrado no logótipo de candidatura é uma possibilidade a considerar mas deve ser sujeito a acordo prévio. O contrato deve ser assinado imediatamente após a decisão e anúncio público da atribuição do evento em causa.          

3 – Formalidades Alfandegárias e Imigração

É necessário dar a conhecer a regulamentação existente, no respectivo país, no que diz respeito à imigração e obtenção de vistos (quando necessário). Também serão dadas informações acerca da regulamentação sanitária em vigor com especial incidência para a obrigatoriedade de vacinação.

4 – Finanças

A candidatura de qualquer cidade ou país deve pressupor um conjunto de garantias financeiras consideradas satisfatórias pelo organismo de cúpula. Estas garantias devem ser dadas pela própria autarquia e pelos parceiros (se os houver) na organização. Deverá ser apresentado um projecto orçamental em que se indique as diversas fontes de financiamento, devidamente autenticadas pelas respectivas entidades.

5 – Marketing

Qualquer evento desportivo é propriedade da entidade de tutela da actividade específica ou da modalidade desportiva. No entanto, a respectiva organização é delegada numa entidade nacional ou regional filiada nesse organismo. Por outro lado, sabemos perfeitamente que o marketing representa uma das maiores, senão a maior, fonte de financiamento das grandes provas internacionais, estando sempre dependente directamente do organismo de cúpula. Assim sendo, é necessário encontrar uma estratégia que salvaguarde os interesses de ambos os organismos especificando com rigor os direitos que cabem a cada um.

6 – Programa do evento desportivo

É da responsabilidade do organismo de tutela a aprovação dos desportos do programa, datas e locais de competição. No entanto, a entidade organizadora poderá fazer um conjunto de propostas, no sentido da alteração dos aspectos relacionados com a actividade, devidamente justificados em função de manifesto interesse nacional ou regional.

7 – Organização desportiva.

 Quando se pretende organizar uma prova desportiva de relevância é fundamental elaborar uma informação tão detalhada quanto possível, em relação à organização desportiva incluindo os seguintes pontos:

7.1 – Locais das instalações. Quantos são os locais propostos e a sua designação. Quantos desportos, disciplinas e dias de competição estão previstos para cada.

7.2 – Localização geográfica das instalações. Indicação da sua localização num mapa. Localização da Aldeia Olímpica ou dos locais de alojamento dos participantes. Indicação do Centro de Imprensa e do local destinado ao alojamento dos jornalistas. Indicação das distâncias e tempo previsto para as diferentes deslocações em autocarro entre os alojamentos e os locais de competição.

7.3 – Estado das instalações. Indicação das instalações existentes. Indicação das que irão ser arranjadas. Indicação das instalações em construcção. Indicação das que irão ser construídas.

7.4 – Financiamento das obras. Indicação dos custos previstos para as diferentes obras. Indicação das entidades financiadoras de obra.

7.5 – Aprovação oficial dos locais de competição. Indicação dos locais de competição que já foram aprovados pelas Federações Nacionais e Internacionais.

7.6 – Recursos humanos. Quais as formas de recrutamento das pessoas responsáveis pela organização desportiva. Indicação das funções e áreas de intervenção das diferentes pessoas que vão estar envolvidas neste bloco operacional. Quais os passos que já foram dados nesse sentido.

7.7 – Experiência de organizações desportivas. Indicar quais as principais competições desportivas, de âmbito nacional e internacional, organizadas na cidade ou região nos últimos anos.

8 – Programa desportivo

Esta informação é complementar daquela que foi dada no ponto anterior com uma acentuação mais específica para cada um dos desportos que integra o programa desportivo:

8.1 – Indicar o número total das instalações desportivas e a listagem daquelas em que se pretendem realizar competições. Quais as disciplinas e eventos que se realizarão em cada uma delas.

8.2 – Indicar qual a situação actual das negociações com as Federações Nacionais e Internacionais no que concerne à utilização das instalações desportivas. Quais as que já foram aprovadas e as que se encontram em vias de o ser. É necessário a apresentação de documentação comprovativa da respectiva autorização. Indicar o calendário de cada instalação desportiva. Indicar a sua utilização de acordo com os dias de competição. Se a instalação for utilizada por outra modalidade desportiva é necessário indicar qual e os dias reservados para a mesma com a respectiva calendarização.

8.3 – Indicar em metros a altitude da cidade e de outros locais de competição se houver diferenças significativas entre estes.

9 – Aldeia Olímpica/Alojamento dos Desportistas

A Aldeia Olímpica e (ou) os locais de alojamento dos desportistas são uma das principais preocupações de toda e qualquer organização desportiva. Estes devem preencher um mínimo de condições para serem utilizados durante todo o período competitivo.

9.1 – Fornecer mapas da cidade/região mostrando todos os locais de competição, percursos e distâncias de e para a Aldeia Olímpica ou local de alojamento. Indicar qual o relacionamento entre a Aldeia e a área urbana.

9.2 – Apresentar um plano de distribuição do alojamento para cada comitiva, como é que os apartamentos e quartos serão organizados, incluindo detalhes sobre a utilização dos equipamentos. Indicar a área dos quartos individuais, duplos e triplos. Indicar o número total de camas a serem distribuídas.

9.3 – Indicar o número de cantinas e restaurantes que vão ser utilizados, locais, número de lugares, horas de utilização e sua localização.

10 – Serviços Médicos e de Saúde

Os serviços de saúde deverão funcionar em paralelo com o sistema em vigor para a população local:

10.1 – Transmitir uma ideia generalizada sobre o sistema de funcionamento dos serviços de saúde da cidade e da região.

10.2 – Informar sobre a qualidade da água para beber, de acordo com os parâmetros internacionais, da cidade candidata.

10.3 – Explicar como é que os participantes no evento desportivo se vão encaixar no sistema em funcionamento nas situações de primeiros socorros, transportes e serviços de emergência.

10.4 – Qual o sistema adoptado a nível nacional no controlo antidopagem. Como se irá efectuar este controlo durante o evento e qual a conjugação de esforços em parceria com o departamento nacional responsável por esta matéria.

11 – Segurança

Deve ser montado um plano geral de segurança para a Aldeia Olímpica e locais de competição. Também deve existir segurança nos percursos pedestres que envolvam situações decorrentes do trânsito local. Clarificar qual a colaboração da polícia e outras autoridades locais com a organização e se esta colaboração será custeada pela organização.

12 – Alojamento

A organização é responsável por providenciar alojamento para as pessoas que estarão envolvidas no evento desportivo. Assim, deverá ser encontrado um adequado número de quartos de diferentes categorias a preços razoáveis para atletas e oficiais, membros das organizações internacionais, juízes e árbitros, jornalistas e outros:

12.1 – A Aldeia Olímpica é destinada a alojar atletas e oficiais (dirigentes, treinadores, médicos e fisioterapeutas das comitivas oficiais).

12.2 – O Hotel para VIP”S destina-se a alojar os representantes do Comité Olímpico Internacional e Comités Olímpicos Continentais, Federações Internacionais e Federações Continentais, Comités Olímpicos e Federações Nacionais, membros das delegações candidatas a futuras organizações.

12.3 – Hotel para árbitros e juízes deve ser providenciado pela organização, num local exclusivo, para todos os que vão desempenhar estas funções nas diferentes competições do evento.

12.4 – Hotel para os Media é um local situado o mais perto possível do Centro de Imprensa e destina-se a alojar os jornalistas no intuito de lhes facilitar a tarefa de cobertura do acontecimento.

13 – Transportes

Um dos aspectos mais importantes para se ter sucesso em qualquer organização desportiva é o de criar um eficiente sistema de transportes. Recomenda-se que, quando se pretende fazer uma candidatura, se faça um estudo aprofundado do modo como estava montado e funcionou o sistema de transportes duma organização semelhante. Quando da concepção do plano estratégico e gestão operacional do sistema de transportes sugere-se que tenham em consideração os seguintes aspectos:

13.1 – No que diz respeito aos acessos nacionais e internacionais é necessário identificar a rede de transportes, informando quais os acessos por via aérea, via marítima, comboios e rede rodoviária. Ter em conta os problemas que possam surgir aquando das partidas.

13.2 – Ligações entre o aeroporto de chegada e a cidade sede da organização. Apresentar um mapa indicando as distâncias quilométricas e tempo de viagem de autocarro e de comboio entre estes locais.

13.3 – Apresentar um plano estratégico de transportes no qual sejam referidos os meios organizacionais a utilizar durante o evento em relação aos principais utentes.

13.4 – Utilizar um plano da cidade mostrando os percursos e respectivos tempos de viagem entre os locais de alojamento e os de treino e competição, a pé, de carro e de transporte público.

13.5 – Referir os meios operacionais a serem utilizados indicando o número de carros, minibuses, autocarros ou outros meios de transporte que eventualmente venham a ser utilizados.

14 - Meios Tecnológicos

Os meios tecnológicos são um aspecto vital na preparação e organização de um evento desportivo. A imagem da organização depende, essencialmente, da qualidade e rapidez da informação veiculada para os media, os organismos participantes e  público. No processo organizacional, os meios tecnológicos são uma peça fundamental na qualidade do planeamento e na execução mais rápida das tarefas. Com a utilização destes meios, o controlo das diferentes acções é realizada com maior segurança e eficiência.

15 – Media

A Comissão Organizadora do evento desportivo deverá criar condições para que possam estar presentes o maior número de jornalistas. Nesse sentido, deverá providenciar os seguintes aspectos:

- Local exclusivo de alojamento, a preços acessíveis e perto do Centro de imprensa;

- Meios de transporte para os diferentes locais de competição;

- Boas condições de trabalho nos locais destinados à comunicação social;

- Sistema de telecomunicações para difusão nacional e internacional;

- Sala de conferências perto do Centro de Imprensa.

16 – Cerimónias

Qualquer evento desportivo, independentemente da sua envergadura, deverá incluir as seguintes cerimónias:

16.1 – Cerimónia de abertura.

Esta cerimónia destina-se, em primeiro lugar, a apresentar publicamente as diferentes comitivas participantes (atletas, treinadores, árbitros, dirigentes, médicos, fisioterapeutas, juízes, etc.), que de alguma forma intervêm nas competições desportivas. Também serve para se processar um ritual cerimonial próprio que tem como objectivo reunir à sua volta figuras públicas e políticas de prestígio nacional e internacional, procurando desta forma chamar a atenção da opinião pública e dos media para o acontecimento. É igualmente uma oportunidade única de dar a conhecer aos forasteiros uma imagem da cultura e história local.

16.2 – Cerimónia de entrega de medalhas

Em função do desporto ou desportos intervenientes e respectivas características (individual ou colectivo) poderá haver uma única cerimónia ou um número variado de cerimónias diárias de entrega de medalhas. Esta ou estas cerimónias deverão ser estudadas e preparadas cuidadosamente, não esquecendo a necessidade da existência de pódio(s), bandeiras e gravações dos hinos dos países participantes.

16.3 – Cerimónia de encerramento

Independentemente de terem havido vencedores nas competições desportivas, esta é a grande festa de confraternização dos desportistas, que são verdadeiramente os grandes vencedores do evento. Nesse sentido, deverão ser criadas condições para que todos possam participar com desportivismo na grande festa da consolidação de amizades que permaneçam para sempre. Esta cerimónia deverá ser recordada duma forma positiva por todos os participantes.

2016-05-27;

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Story | by Dr. Radut